AI 이메일 작성, 사과·요청·거절 메일 예문 정리

1메일 프롬프트의 기본 틀

필요한 정보는 보내는 사람(나), 받는 사람과의 관계, 사실 관계, 원하는 말투, 길이입니다. 사실 관계는 직접 적어 주세요. 빠뜨리면 AI가 날짜나 사정을 지어낼 수 있습니다.

회사 기밀, 고객 이름·연락처 같은 개인정보는 AI에 그대로 넣지 마세요. 필요하면 이름과 숫자를 가린 뒤 붙여 넣고, 회사에 AI 사용 규정이 있으면 먼저 확인합니다.

• "거래처 담당자에게 보낼 메일 초안을 써 줘. 상황은 [사실 적기], 말투는 정중하게, 길이는 5문장 이내, 마지막에 원하는 회신 기한을 넣어 줘."

2사과·요청 메일 예문

사과 메일은 사실 인정, 사과, 재발 방지나 대책, 마무리 순서로 요청합니다. 변명이 길어지지 않게 "이유 설명은 한 문장"이라고 제한을 겁니다.

요청 메일은 요청 내용과 기한을 첫 문단에 두게 합니다. 받는 사람이 열자마자 해야 할 일을 알 수 있어야 합니다.

• "납품이 이틀 늦어진 것에 대한 사과 메일을 써 줘. 이유는 한 문장, 새 납품일은 [날짜], 재발 방지 대책은 한 문장으로."
• "다른 부서 담당자에게 자료 협조를 요청하는 메일을 써 줘. 필요한 자료는 [목록], 기한은 [날짜]. 첫 문단에 요청 내용과 기한을 넣어 줘."

3거절·독촉 메일 예문

거절 메일은 감사, 거절 사실, 짧은 이유, 대안 순서가 부드럽습니다. 독촉 메일은 이전 요청 날짜를 밝히고 새 기한을 분명히 적게 합니다. 감정이 담긴 표현은 "차분하게"라고 지정해 줄입니다.

여러 AI를 한 구독으로 쓰는 올인원 서비스도 있습니다. 예를 들어 챗알로(chatallo.com)는 GPT·Claude·Gemini 등 모델을 한 화면에서 고르거나 Auto로 맡길 수 있는 독립 서비스입니다. 다만 달러로 결제하고, Pro는 첫 7일 USD 1.99 이후 해지하지 않으면 매월 USD 29.99가 자동 결제되며, 크레딧은 모델과 대화 길이에 따라 차감됩니다. 이 서비스의 문서 편집기에서는 초안을 쓰고 Word 파일로 내보낼 수 있다고 안내합니다.

• "제안해 주신 일정은 어렵다는 거절 메일을 써 줘. 감사 인사, 거절, 이유는 한 문장, 대안으로 [날짜]를 제시해 줘."
• "3일 전에 요청한 견적서가 아직 오지 않았다는 독촉 메일을 차분한 말투로 써 줘. 새 기한은 [날짜]."

4영어 메일 쓰기

한국어로 내용을 적고 영어로 바꿔 달라고 하면 됩니다. 받는 사람이 외국 거래처인지 사내 동료인지에 따라 격식을 지정합니다. 번역된 글을 다시 한국어로 풀어 달라고 하면 뜻이 맞는지 확인할 수 있습니다.

• "아래 한국어 메일을 해외 거래처에 보낼 격식 있는 영어 메일로 바꿔 줘. 제목도 영어로 제안해 줘."
• "방금 쓴 영어 메일을 다시 한국어로 번역해서 원래 뜻과 달라진 부분이 있는지 알려 줘."