AI 업무 자동화, 반복 업무 찾고 엑셀·메일 적용

1반복 업무 찾기

일주일 동안 같은 방식으로 반복한 작업을 적어 봅니다. 작업마다 걸린 시간, 횟수, 규칙이 있는지를 적으면 자동화할 후보가 보입니다. 규칙이 분명한 일(같은 서식으로 정리, 특정 메일 분류)이 자동화에 맞습니다.

판단이 많이 필요한 일은 AI로 초안만 돕고 사람이 결정하는 편이 안전합니다.

• "내가 매주 하는 업무 목록이야. [목록]. 규칙이 분명해서 자동화하기 좋은 순서대로 순위를 매기고, 각각 쓸 만한 도구를 제안해 줘. 사내 보안 때문에 외부 서비스 사용은 제한될 수 있다는 점도 고려해 줘."

2메일·일정·엑셀 자동화 예

아웃룩에는 도착한 메일을 폴더로 옮기거나 중요도를 바꾸고 전달하는 규칙 기능이 있습니다. 새 아웃룩에서는 설정 > 메일 > 규칙에서 만들며, 지메일·야후 같은 외부 계정에는 규칙이 지원되지 않는다고 안내합니다.

구글 스프레드시트는 확장 프로그램 > 매크로 > 매크로 기록으로 반복 작업을 녹화해 저장할 수 있고, 스크립트 편집기에서 시간 간격 등의 트리거를 추가해 정해진 때 실행할 수 있습니다.

3AI를 더하는 방법

규칙으로 처리되지 않는 부분만 AI에게 맡깁니다. 예를 들어 분류된 메일의 답장 초안, 시트에 쌓인 의견의 요약입니다. 이때도 개인정보와 기밀은 가려서 넣습니다.

자동으로 보내는 메일은 오발송 위험이 크니, 처음에는 초안 저장까지만 자동화하고 발송은 직접 합니다.

• "고객 문의 메일을 '결제·배송·기타'로 분류하는 기준을 만들어 줘. 각 분류별 답장 초안 틀도 써 줘."

4회사 보안 규정 확인

자동화 전에 사내 AI 사용 지침, 외부 서비스에 자료를 올려도 되는지, 계정 연동 허가가 필요한지 확인합니다. 규정이 없다면 정보보안 담당자에게 문의해 기준을 받아 둡니다.

확인 없이 업무 자료를 외부 서비스에 올리면 징계나 보안 문제가 생길 수 있습니다. 회사 기밀, 고객 이름·연락처 같은 개인정보는 AI에 그대로 넣지 마세요. 필요하면 이름과 숫자를 가린 뒤 붙여 넣고, 회사에 AI 사용 규정이 있으면 먼저 확인합니다.